Przykładowe funkcje: co może zawierać dedykowany system obiegu dokumentów?
#01
Inteligentny OCR i Indeksowanie
System automatycznie sczytuje dane z faktur (NIP, kwoty, daty, pozycje) w momencie ich wpłynięcia, eliminując ręczne wprowadzanie danych i ryzyko błędów.
#02
Wielostopniowa dekretacja kosztów (MPK)
Możliwość rozbijania kosztów z jednej faktury na wiele Miejsc Powstawania Kosztów (MPK) lub projektów inwestycyjnych (CAPEX) bezpośrednio w systemie obiegu.
#03
Macierz akceptacji dokumentów
Automatyczne kierowanie dokumentów do akceptacji w zależności od realnych procedur. Podgląd, gdzie utknęło dane pismo.
#04
Integracja z bankowością i ERP
Po ostatecznej akceptacji system automatycznie eksportuje dane do programu księgowego i może generować paczki przelewów.
#05
Cyfrowe repozytorium umów
Centralna baza wszystkich kontraktów z klientami i dostawcami. Zaawansowane wyszukiwanie po kontrahencie, dacie, typie umowy czy osobie odpowiedzialnej.
#06
System alertów i przypomnień
Automatyczne powiadomienia o zbliżających się terminach wygaśnięcia umów, okresach wypowiedzenia czy konieczności renegocjacji warunków.
#07
Wersjonowanie i ścieżka zmian
Pełna historia edycji dokumentu. Widzisz, kto, kiedy i co zmienił w projekcie umowy przed jej wysłaniem do klienta. Możliwość szybkiego powrotu do poprzednich wersji.
#08
Integracja z podpisem elektronicznym
Możliwość podpisywania dokumentów bezpośrednio z poziomu systemu, bez konieczności drukowania i wysyłania kurierem.
#09
Zarządzanie dokumentacją ISO
Ścisła kontrola wersji procedur i instrukcji. System gwarantuje, że pracownicy mają dostęp wyłącznie do aktualnych, zatwierdzonych wersji dokumentów, a stare są automatycznie archiwizowane.
#10
Potwierdzenie zapoznania się z dokumentem
Potwierdzenie przez pracowników przeczytania nowej procedury lub regulaminu. Raport dla zarządu pokazujący, kto jeszcze nie zapoznał się ze zmianami.
#11
Kancelaria i korespondencja przychodząca
Rejestracja tradycyjnej poczty przychodzącej i wychodzącej. Skanowanie pism i automatyczne przydzielanie ich do odpowiednich spraw lub pracowników w systemie.
#12
Baza materiałów sprzedażowych
Jeden punkt dystrybucji aktualnych prezentacji, cenników i kart katalogowych dla handlowców. Dział marketingu wgrywa plik raz, a cała sieć sprzedaży natychmiast ma dostęp do aktualnych materiałów.
#13
Wyszukiwarka kontekstowa
Możliwość przeszukiwania treści dokumentów (również zeskanowanych) po słowach kluczowych, a nie tylko po nazwach plików. Szybkie odnajdywanie informacji w gąszczu firmowej dokumentacji.
#14
Firmowa baza wiedzy
Baza wiedzy z instrukcjami stanowiskowymi, FAQ i opisami procesów. Ułatwia onboarding nowych pracowników i standaryzuje sposób wykonywania zadań.
#15
Rozliczanie delegacji i wydatków
Cyfrowy obieg wniosków o delegację oraz rozliczanie kosztów podróży. Pracownik skanuje paragony telefonem, a system sumuje wydatki i przesyła do akceptacji księgowej.
#16
Ewidencja i wnioski zakupowe
Zgłaszanie zapotrzebowania na sprzęt biurowy, narzędzia czy odzież roboczą. Proces akceptacji kosztów przed dokonaniem zakupu.
