Stale i dynamicznie rozwijający się sektor produkcji szkła, coraz częściej staje przed wyzwaniem efektywnego zarządzania relacjami z klientami oraz optymalizacji procesów zamówień. Tak też było w przypadku prężnie rozwijającego się producenta szkła fasadowego oraz szyb zespolonych, działającego w sektorze B2B - EFFECTOR. Firma, specjalizująca się w dostarczaniu szkła dla odbiorców biznesowych, potrzebowała narzędzia umożliwiającego kompleksowe zarządzanie relacjami z klientami. Przed wdrożeniem aplikacji Klienci nie mieli bowiem dostępu do jednego, spójnego miejsca, w którym mogliby monitorować swoje zamówienia, faktury czy status dostaw. Tradycyjne metody, takie jak komunikacja mailowa czy telefoniczna, często prowadzą z kolei do rozproszenia informacji i zwiększenia obciążenia pracowników obsługi klienta.

W odpowiedzi na te trudności, producent postanowił wdrożyć nowoczesną aplikację – panel klienta, umożliwiający centralizację i automatyzację procesów związanych z obsługą zamówień oraz poprawę jakości współpracy z kontrahentami.

Wyzwania

Przed wdrożeniem aplikacji firma zmagała się z kilkoma kluczowymi problemami, do których bez dwóch zdań możemy zaliczyć:

• Brak centralnego systemu do zarządzania zamówieniami i fakturami
  Klienci często musieli kontaktować się z przedstawicielami firmy, aby uzyskać informacje o statusie swoich zamówień lub fakturach.

• Manualne przetwarzanie danych
  Wiele procesów, takich jak obsługa zamówień czy generowanie deklaracji DWU, wymagało pracy ręcznej, co z kolei zwiększało ryzyko błędów.

• Brak automatyzacji w zarządzaniu stojakami na szkło
  Użytkowanie i lokalizacja stojaków nie były w pełni kontrolowane, co w efekcie utrudniało efektywne zarządzanie nimi.

• Ograniczony dostęp do kluczowych danych technicznych
  Deklaracje DWU często były generowane w sposób rozproszony i nie zawsze były dostępne w kilku językach, co komplikowało współpracę z zagranicznymi klientami.

Cel projektu

Jak już wspomnieliśmy pokrótce we wstępie, producent szkła dążył do wdrożenia rozwiązania, które pozwoli mu:

• Zautomatyzować procesy administracyjne, eliminując tym samym czynnik ludzki tam, gdzie jest to możliwe.

• Zwiększyć przejrzystość komunikacji z klientami oferując im centralny punkt dostępu do wszystkich danych związanych z ich współpracą.

• Poprawić zarządzanie stojakami na szkło, dzięki czemu obsługa klientów stanie się prostsza i bardziej efektywna.

• Zapewnić zawsze aktualne deklaracje DWU w wielu językach, co usprawni współpracę międzynarodową.

Rozwiązanie

IW odpowiedzi na wyzwania producenta szkła zespół projektowy wykonał i następnie zaimplementował zaawansowaną aplikację webową, w postaci panelu klienta, który integruje kluczowe funkcjonalności. Został on zaprojektowany z myślą o dostarczeniu klientom intuicyjnego narzędzia do zarządzania współpracą. Główne funkcjonalności panelu obejmują:

• Centralny system zarządzania zamówieniami.
  Jest to panel umożliwiający klientom przeglądanie historii swoich zamówień, statusów realizacji oraz powiązanych faktur, które możemy eksportować w aż czterech formatach (CSV, XML, TXT i PDF). Co istotne, dane są pobierane w czasie rzeczywistym z branżowego systemu ERP, co zapewnia ich aktualność i spójność.

• Moduł zarządzania stojakami.
  Ta funkcjonalność jest związana przede wszystkim z lokalizacją i monitorowaniem stojaków, co w efekcie odciąża dział obsługi klienta, zapewniając pełną kontrolę nad ich użytkowaniem.

• Automatyzacja deklaracji DWU.
  System generuje deklaracje zgodne z wymogami w aż 7 językach. Eliminuje to ryzyko błędów ludzkich i zapewnia zawsze aktualne dane techniczne produktów.

• Zaawansowane integracje.
  Aplikacja jest zintegrowana na wielu poziomach z istniejącą infrastrukturą technologiczną firmy, w tym z ERP, systemem fakturowania oraz modułami logistycznymi.

• Rozbudowana platforma spedycyjna.
  W dedykowanej spedycjom zakładce znajdują się szczegółowe i precyzyjnie uporządkowane dane wraz z datą i numerem spedycji, numerem rejestracyjnym pojazdu transportującego towar, ilością stojaków oraz szyb. Co istotne wszelkie dokumenty możemy eksportować w kilku formatach, w zależności od potrzeb.

Jak już zdążyliśmy to wypunktować, kluczowym elementem aplikacji jest integracja z branżowym systemem ERP, z którego dane są pobierane w sposób automatyczny. Dzięki temu informacje prezentowane w panelu są zawsze aktualne i spójne z wewnętrznymi systemami producenta. Szczególną uwagę zwrócono także na moduł deklaracji właściwości użytkowych (DWU), które są generowane automatycznie w siedmiu językach. Automatyzacja tego procesu eliminuje ryzyko błędów ludzkich i zapewnia klientom szybki dostęp do niezbędnej dokumentacji technicznej.

Proces projektowania i wdrożenia

Proces projektowania i wdrażania aplikacji przebiegał w ścisłej współpracy z Klientem. Dzięki temu byliśmy w stanie spojrzeć na problemy i wyzwania w sposób zindywidualizowany i w pełni spersonalizowany. Cały proces projektowy został podzielony na kilka głównych etapów, a nasz zespół odpowiadał w głównej mierze za przygotowanie architektury informacji, gdzie na podstawie serii spotkań roboczych zidentyfikowaliśmy kluczowe potrzeby i oczekiwania użytkowników, co w następstwie pozwoliło na stworzenie optymalnej struktury aplikacji. W drugim kroku mogliśmy przejść do prototypowania i designu. W tym celu opracowaliśmy klikalny prototyp, który następnie został przekształcony w pełnowartościowy projekt graficzny, zgodny z identyfikacją wizualną producenta szkła. Następnie przeszliśmy do programowania i integracji, gdzie zaimplementowaliśmy pełną funkcjonalności aplikacji, integrując ją z istniejącymi systemami ERP oraz stroną internetową producenta. Na koniec nadszedł etap testowania i wdrożenia ewentualny zmian. Przeprowadziliśmy gruntowne testy aplikacji, a po ich pomyślnym zakończeniu wdrożyliśmy system na serwerze produkcyjnym.

Aplikacja została ponadto wyposażona w formularz zgłoszeniowy, umożliwiający zbieranie opinii od użytkowników oraz przyjmowanie zgłoszeń serwisowych, co wspiera ciągłe doskonalenie systemu.

Wyniki

Wdrożenie panelu klienta przyniosło producentowi szkła szereg wymiernych korzyści, zarówno tych operacyjnych, jak i strategicznych. Zaliczamy do nich przede wszystkim:

• Zwiększenie efektywności obsługi Klienta
  Automatyzacja procesów zamówień i fakturowania zredukowała obciążenie pracowników za sprawą znacznie mniejszej liczby zapytań, pozwalając tym samym skupić się im na bardziej strategicznych zadaniach.

• Oszczędność czasu
  Klienci zyskali z kolei możliwość łatwego i w pełni samodzielnego zarządzania swoimi zamówieniami oraz dokumentacją, co skróciło czas potrzebny na realizację poszczególnych operacji.

• Automatyzacja procesów
  Eliminacja manualnego przetwarzania danych ograniczyła liczbę błędów i pozwoliła zaoszczędzić wspomniany już czas pracowników.

• Lepsza kontrola nad procesami
  Centralizacja informacji umożliwiła zarówno producentowi, jak i jego Klientom, lepsze monitorowanie i analizowanie współpracy.

• Możliwość dokładnego filtrowania danych
  Zarówno w zakładce spedycje, jak i w fakturowaniu czy stojakach istnieje możliwość dokładnego filtrowania danych lub zakresu wyszukiwania, dzięki czemu jesteśmy w stanie znaleźć tylko interesujące nas wartości z konkretnego zakresu dat.

• Aktualność dokumentacji i lepsza współpraca międzynarodowa
  Automatyczne generowanie deklaracji DWU w aż siedmiu językach zapewniło Klientom szybki dostęp do aktualnych informacji technicznych – co najważniejsze – w wybranym przez nich języku.

Podsumowanie

Projekt wdrożenia panelu klienta dla producenta szkła był doskonałym przykładem, jak obecna technologia może transformować codzienne operacje przedsiębiorstwa i sposób, w jaki współpracuje ono z Klientami. Dzięki głębokiemu zrozumieniu potrzeb użytkowników oraz ścisłej współpracy na każdym etapie – od analizy wymagań po utrzymanie systemu – udało nam się bowiem stworzyć kompleksowe rozwiązanie, które nie tylko sprostało wyzwaniom, ale również podniosło standard obsługi klienta na wyższy poziom.

Zastosowana automatyzacja i centralizacja procesów przyczyniły się do znaczącego wzrostu efektywności operacyjnej. Klienci zyskali łatwy dostęp do kluczowych informacji, takich jak status zamówień, faktury czy deklaracje DWU, co w efekcie przełożyło się na oszczędność czasu zarówno po ich stronie, jak i po stronie zespołu obsługi. Co więcej, wszelkie dane są przejrzyste, z możliwością ich filtrowania i eksportowania w kilku formatach. Eliminacja błędów ludzkich i uproszczenie zarządzania takimi zasobami jak stojaki na szkło były dowodem na to, jak precyzyjnie dobrane narzędzia mogą zoptymalizować nawet najbardziej złożone procesy biznesowe.

Wdrożenie systemu nie było jedynie inwestycją w nową technologię – było przede wszystkim krokiem w stronę budowania jeszcze bardziej przejrzystych i trwałych relacji z Klientami. Dzięki dedykowanemu panelowi firma zyskała narzędzie, które wspiera jej rozwój, a także zwiększa konkurencyjność na rynku - zarówno tym lokalnym, jak i międzynarodowym.

Jeśli zatem Twoje przedsiębiorstwo stoi przed podobnymi wyzwaniami i poszukuje nowoczesnych rozwiązań wspierających zarządzanie relacjami z klientami, zachęcamy do kontaktu. Chętnie wspólnie zaprojektujemy dedykowaną aplikację, która nie tylko sprosta Twoim oczekiwaniom, ale również otworzy nowe możliwości rozwoju.